Sonntag, 23. Juli 2017

Aufbewahrungspflichten von Daten bei Bargeschäften

Aufbewahrungsfrist

Digitale Unterlagen bei Bargeschäften

Neues BMF-Schreiben vom 26.11.2010 konkretisiert die Aufbewahrung von Daten bei Bargeschäften.

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:

Moderne Registrierkassen können in PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme (Kassentyp 1) und elektronische Registrierkassen (Kassentyp 2) unterteilt werden.

PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme verfügen regelmäßig über ein handelsübliches Betriebssystem und ein dauerhaftes Speichermedium.

Elektronische Registrierkassen basieren regelmäßig auf einem herstellerspezifischen Betriebssystem und besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Das BMF teilt mit Schreiben vom 26.11.2010 mit, was für die Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstrecken-zählern erfassten Geschäftsvorfälle gilt.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Wir beraten Sie gerne zu diesem Thema, damit Ihnen Ärger mit Ihrem Finanzamt erspart bleiben, denn Sie sind verpflichtet, bei Neuanschaffungen, aber auch bei Änderungen an Ihrem Kassensystem, diese Forderungen zu berücksichtigen.